Dever de conservação de documentos

No âmbito do dever de conservação de documentos, ao qual se encontram vinculadas as empresas de seguros e as sociedades gestoras de fundos de pensões, entende-se que:

1. O dever de conservação de documentos encontra-se estatuído no artigo 40.º do Código Comercial, e obriga a que todos os documentos relativos à escrituração mercantil sejam arquivados e conservados durante o prazo de 10 anos.

2. Nos termos da Carta-Circular n.º 5/2014, de 1 de setembro, entendeu já esta Autoridade que a interpretação de tal prazo apenas começará a correr após a cessação do contrato de seguro, ou, em caso de inexistência destes, a partir da data da última comunicação constante do processo trocada pelas partes ou da assinatura da documentação em causa.

3. Acresce ainda que deve de igual forma ser assegurado o respeito pelo prazo de prescrição fixado pelo n.º 2 do artigo 121.º do regime jurídico do contrato de seguro, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 72/2008, de 16 de abril, em virtude da importância de assegurar o cumprimento das regras legais referentes ao ónus da prova, as quais podem implicar a apresentação de documentação por parte dos operadores de mercado, visando assim salvaguardar a defesa da posição destes em caso de eventual litígio judicial no futuro.

4. O mencionado preceito estatui que o prazo de prescrição é de 5 anos a contar do conhecimento do facto que originou o direito em discussão, mas, ainda assim, por razões de objetividade (dado que a data do conhecimento do facto se reveste de maior subjetividade), estabelece que paralelamente corre o prazo de prescrição ordinário de 20 anos a contar da data do facto, considerando-se o direito prescrito logo que um dos dois prazos termine.

5. Desta forma, no caso de o prazo de 10 anos estatuído pelo artigo 40.º do Código Comercial se encontrar ultrapassado, mas não tendo ainda decorrido o prazo de prescrição do direito ao qual a documentação diz respeito, a documentação inerente ao direito não prescrito deve ser conservada até ao término desse prazo.